Hệ thống quản lý tích hợp PAS 99:2006
I. PAS 99:2006 LÀ GÌ?
Hiện nay, ngày càng có nhiều tổ chức/doanh nghiệp xây dựng và áp dụng nhiều hơn một hệ thống quản lý như hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, hệ thống quản lý môi trường ISO 14001, hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000, hệ thống quản lý an toàn thông tin ISO/IEC 27001…nhằm kiểm soát các khía cạnh hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp. Những hệ thống quản lý này thường được xây dựng và triển khai riêng biệt hoặc chỉ mới tích hợp một phần các quá trình quản lý chung như kiểm soát tái liệu, kiểm soát hồ sơ…, Đặc biệt ở một số doanh nghiệp những hệ thống này còn độc lập với nhau và độc lập với cả hệ thống quản trị chung. Theo nguyên tắc vận hành của các tiêu chuẩn này thì về cơ bản tất cả các hệ thống quản lý đều có phương pháp tiếp cận chung và chúng có thể được kiểm soát, vận hành và áp dụng theo một cách tích hợp. Việc triển khai áp dụng tích hợp như vậy sẽ tránh rườm rà trùng lắp và tận dụng được tối ưu nguồn lực của tổ chức/doanh nghiệp.
Để tạo thuận lợi cho việc tích hợp các hệ thống quản lý và quản trị các rủi ro trong tổ chức, Viện Tiêu chuẩn Anh (BSI) đã ban hành tiêu chuẩn PAS 99:2006 nhằm qui định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý tích hợp. Tiêu chuẩn này hướng dẫn việc thực hiện yêu cầu chung của các hệ thống quản lý và các quy định về tích hợp khác. Tổ chức/doanh nghiệp có thể xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý tích hợp PAS 99:2006 cho ít nhất 2 trong số các hệ thống quản lý sau:
ISO 9001 — Hệ thống quản lý chất lượng
ISO 14001 — Hệ thống quản lý môi trường
OHSAS 18001 — Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
ISO/IEC 27001 — Hệ thống quản lý an toàn thông tin
ISO 22000 — Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm
ISO/IEC 20000– Hệ thống quản lý dịch vụ công nghệ thông tin
II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Tổ chức/doanh nghiệp bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý tích hợp cho 2 hoặc nhiều hơn trong số các tiêu chuẩn sau: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO/IEC 20000;
Tổ chức/doanh nghiệp đã có hệ thống quản lý cho ít nhất 2 trong số các tiêu chuẩn trên, có nhu cầu tích hợp một cách toàn diện các quá trình của hệ thống vào hoạt động quản lý, điều hành của doanh nghiệp.
III. LỢI ÍCH
Việc áp dụng PAS 99:2006 nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp đạt được các lợi ích thông qua việc hợp nhất các yêu cầu chung trong các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý và triển khai, kiểm soát chúng một cách hiệu quả. Những lợi ích đem lại bao gồm:
Giảm thiểu mâu thuẫn giữa các hệ thống quản lý đơn lẻ;
Giảm thiểu sự trùng lắp và phát sinh giấy tờ từ các hệ thống đơn lẻ;
Giúp quá trình đánh giá nội bộ/bên ngoài giảm thời gian, tiết kiệm chi phí và hiệu quả hơn;
Nâng cao khả năng kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp;
Tiếp cận tốt hơn đối với kiểm soát các rủi ro trong kinh doanh.
IV. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI
Việc tích hợp các hệ thống cần được lập kế hoạch và triển khai theo một cách có cấu trúc. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng các hệ thống quản lý là do bởi sức ép từ bên ngoài như yêu cầu của khách hàng, để có chứng chỉ tham gia đấu thầu… chứ không thật sự xuất phát từ nhu cầu thiết thân, coi hệ thống quản lý là công cụ mang lại lợi ích lâu dài cho mình. Bởi vậy việc đầu tiên cần làm là xác định rõ nhu cầu của mình, tiến hành phân tích các yêu cầu một cách chi tiết và xem xét xem các yêu cầu đó đã được tích hợp trong hệ thống quản lý như thế nào.
Các yêu cầu cơ bản được phân nhóm thành các nội dung sau:
Chính sách;
Lập kế hoạch;
Thực hiện và điều hành;
Đánh giá kết quả;
Cải tiến;
Xem xét của lãnh đạo
Mỗi một hệ thống quản lý đơn lẻ đều có những yêu cầu riêng cụ thể của mình nhưng 6 yếu tố trên luôn có trong các yêu cầu của các hệ thống đơn lẻ đó và có thể được triển khai áp dụng như nền tảng của sự tích hợp.
Lưu ý khi áp dụng PAS 99:2006
Các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng PAS 99:2006 cần tuân thủ các yêu cầu của các tiêu chuẩn quản lý cụ thể mà họ cần áp dụng như ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO/IEC 20000 and OHSAS 18001.
Tuân thủ với PAS 99:2006 không có nghĩa là không phải tuân thủ theo các yêu cầu pháp qui.
Việc tuân thủ với PAS 99:2006 không đảm bảo việc tuân thủ với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác. Các yêu cầu cụ thể của các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý khác vẫn cần được nhận biết, thực hiện và tuân thủ theo.
