Xây dựng tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý theo ISO/IEC 17021:2011
I. ISO/IEC 17021 LÀ GÌ?
- ISO/IEC 17021 là tiêu chuẩn quy định các yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý như chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, chứng nhận hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 hay chứng nhận các hệ thống quản lý khác.
- ISO/IEC 17021 được ban hành lần đầu năm 2006 thay thế cho 2 tiêu chuẩn ISO/IEC Guide 62:1996 Yêu cầu chung cho tổ chức tiến hành đánh giá và chứng nhận hệ thống chất lượng và ISO/IEC Guide 66:1999 Yêu cầu chung cho tổ chức tiến hành đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý môi trường. Phiên bản hiện hành là ISO/IEC 17021:2011 Đánh giá sự phù hợp – Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý.
- Ngoài việc thực hiện theo các yêu cầu của ISO/IEC 17021, tổ chức chứng nhận (TCCN) còn phải thực hiện theo các tài liệu của Diễn đàn Công nhận quốc tế – IAF (International Accreditation Forum) như IAF Mandatory Documents (MD Series), IAF Guidance Documents (GD Series), IAF Informative Documents… Các tài liệu này quy định hoặc hướng dẫn về cách tính ngày công đánh giá, hướng dẫn chứng nhận hệ thống có nhiều địa điểm đánh giá, phân loại về lĩnh vực chứng nhận…
- Sau khi xây dựng hệ thống chứng nhận, tổ chức chứng nhận muốn cung cấp dịch vụ đánh giá chứng nhận tại Việt Nam phải đáp ứng các quy định tại Thông tư 08/2009/TT-BKHCN ngày 08/04/2009 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn về yêu cầu, trình tự, thủ tục đăng ký lĩnh vực hoạt động đánh giá sự phù hợp và Thông tư 10/2011/TT-BKHCN của Bộ khoa học và Công nghệ về việc sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư 08/2009/TT-BKHCN như sau:
a) Được thành lập theo quy định của pháp luật, có chức năng hoạt động trong lĩnh vực chứng nhận;
b) Hệ thống quản lý và năng lực hoạt động của tổ chức chứng nhận phải đáp ứng các yêu cầu quy định trong tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế và hướng dẫn quốc tế cho mỗi loại hình tương ứng sau đây: Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO/IEC 17021:2008 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 17021:2006 và các hướng dẫn liên quan của Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF) đối với hoạt động chứng nhận hệ thống quản lý.
c) Luôn có ít nhất 05 chuyên gia đánh giá thuộc biên chế chính thức (viên chức hoặc lao động ký hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng trở lên hoặc lao động ký hợp đồng không xác định thời hạn) của tổ chức và đáp ứng các yêu cầu sau:
Có trình độ tốt nghiệp Đại học trở lên và chuyên môn phù hợp với lĩnh vực đăng ký chứng nhận;
Có năng lực đánh giá đáp ứng quy định trong tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 19011:2003 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO 19011:2002 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và/ hoặc hệ thống quản lý môi trường;
Được đào tạo về chứng nhận hệ thống quản lý (đối với tổ chức chứng nhận hệ thống); được đào tạo về chứng nhận sản phẩm (đối với tổ chức chứng nhận sản phẩm)”.
Tổ chức chứng nhận đáp ứng các yêu cầu trên lập hồ sơ đăng ký lĩnh vực hoạt động chứng nhận và gửi về Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ để được cấp đăng ký hoạt động trong lĩnh vực chứng nhận.
- Đăng ký công nhận: mặc dù Thông tư 08/2009/TT-BKHCN và Thông tư 10/2011/TT-BKHCN không quy định bắt buộc tổ chức chứng nhận phải được công nhận khi cung cấp dịch vụ về chứng nhận, tuy nhiên việc công nhận gần như là bắt buộc để khách hàng lựa chọn và sử dụng dịch vụ chứng nhận và là cơ sở để được thừa nhận trong và ngoài nước. Tại Việt Nam, tổ chức chứng nhận có thể đăng ký đánh giá chứng nhận tại Văn phòng Công nhận chất lượng (BoA) hoặc xin công nhận các tổ chức công nhận nước ngoài như UKAS (Anh), RvA (Hà Lan), ANAB (Mỹ), JAS-ANZ (Úc và New Zealand)… tuy nhiên chi phí sẽ rất đắt.
II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Các tổ chức cung cấp dịch vụ đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008, chứng nhận hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001:2004 hay chứng nhận các hệ thống quản lý khác.
III. LỢI ÍCH
- Xây dựng hệ thống chứng nhận theo ISO/IEC 17021:2011 là điều kiện bắt buộc để đăng ký hoạt động chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng và/hoặc hệ thống quản lý môi trường tại Việt Nam và là cơ sở để đăng ký đánh giá công nhận có đủ năng lực cung cấp dịch vụ chứng nhận.
- Giúp TCCN thiết lập hệ thống chứng nhận theo chuẩn mực quốc tế, hướng tới mục tiêu “Một tiêu chuẩn, một chứng nhận – chập nhận mọi nơi”.
IV. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI
- Đào tạo về các yêu cầu của ISO/IEC 17021:2011 + Các quy định, hướng dẫn của IAF như: IAF MD 5:2009 Duration of QMS and EMS Audits, IAF MD 1:2007 Certification of Multiple Sites Based on Sampling, IAF ID 1:2010 QMS Scopes of Accreditation…
- Thiết lập cơ cấu tổ chức cho hoạt động chứng nhận của TCCN và Hội đồng chứng nhận nhằm đảm bảo hoạt động chứng nhận được tiến hành khách quan và không thiên vị.
- Xây dựng hệ thống tài liệu cho hoạt động chứng nhận:
Quy định về các điều kiện chứng nhận, trách nhiệm và quyền hạn của TCCN, cơ sở xin chứng nhận…;
Sổ tay quản lý hoạt động chứng nhận;
Các quy trình kèm theo hướng dẫn và các biểu mẫu để thực hiện hoạt động chứng nhận từ khâu tiếp nhận yêu cầu, đánh giá, cấp chứng nhận…
Các tài liệu hỗ trợ khác; biểu tượng được chứng nhận (logo), mẫu chứng chỉ…
- Đảm bảo có đủ chuyên gia đánh giá và nhân sự khác liên quan đến hoạt động chứng nhận như cán bộ xem xét hợp đồng chứng nhận, người thẩm xét hồ sơ, quyết định chứng nhận đáp ứng các quy định tại mục 7 ISO/IEC 17021:2011 và khoản 1 Điều 1 Thông tư 10/2011/TT-BKHCN của Bộ khoa học và Công nghệ.
- Lựa chọn tổ chức/doanh nghiệp đăng ký đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 hoặc chứng nhận hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001:2004.
- Đăng ký công nhận: chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ theo quy định của cơ quan công nhận gồm:
Bản đăng ký công nhận (kèn theo phụ lục về phạm vi cung cấp dịch vụ chứng nhận);
Phiếu hỏi về thực hiện các yêu cầu của ISO/IEC 17021:2011;
Sổ tay quản lý hoạt động chứng nhận;
Danh sách khách hàng đã chứng nhận;
Mẫu chứng chỉ;
Các tài liệu các theo yêu cầu của cơ quan công nhận.
- Đánh giá công nhận của cơ quan công nhận: gồm đánh giá tại văn phòng theo các yêu cầu của ISO/IEC 17021:2011 và đánh giá chứng kiến đoàn chuyên gia đánh giá của TCCN tại cơ sở xin chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 hoặc chứng nhận hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001:2004.
- Chứng chỉ công nhận có hiệu lực trong 3 năm, giám sát định kỳ một lần/năm.
